Hoe stel ik mijn mailaccount in?

Het e-mail systeem van Stichting 40Mijl is zo ingericht dat elke gebruiker een eigen account heeft. Deze accounts worden aangemaakt en zijn in beheer bij Johan Broesder.  Bij vragen kun je hem mailen op johan@40mijl.nl.

De individuele postvakken hebben een e-mail adres en inlognaam [naam]@40mijl.nl. Het wachtwoord wordt bij het aanmaken verstuurd naar het opgegeven alternatieve (privé) e-mail adres.

Inloggen op het online platform kan via www.outlook.office.com.

Indien je al een ander outlook.com of werk/school account hebt dat ook via Microsoft werkt, dan moet je je hier eerst afmelden. Je kunt ook in je webbrowser een privé venster of incognito venster openen en inloggen. Binnen de stichting werken we voor de verschillende gebruikers met groepsadressen en met gedeelde postvakken.

Groepsadressen

Voor de commissies zijn er zogenaamde groepsadressen. Dit is [commissie]@40mijl.nl. Ben je toegevoegd aan één of meerdere groepsadres(sen) dan zie je bij Outlook online deze onder het kopje “Groepen” onder de mappen verschijnen

Standaard verzend je berichten vanaf je eigen mailadres. Wil je namens het groepsmailadres verzenden dan kan dit.

De stappen hiervoor zijn als volgt:

1. Klik in de outlook online omgeving rechtsboven op “Het nieuwe Outlook” en zorg dat deze ingeschakeld staat
2. Klik op +Nieuw bericht
3. Klik boven het nieuwe bericht op de 3 puntjes (naast “Verwijderen”)
4. Klik in het menu op ‘Van’ Weergeven
5. Klik op Van (voor waar je eigen mailadres staat)
6. Klik in het drop down menu op ‘Ander e-mail adres…’
7. Typ het e-mail adres van de groep en klik op het betreffende adres [commissie]@40mijl.nl

De verzonden e-mail berichten namens de groep staan in je eigen “verzonden items” map.

Gedeelde Postvakken

Daarnaast werken we met gedeelde postvakken voor mailadressen die minder frequent aan verschillende personen gekoppeld worden en e-mail adressen die het bestuur van de stichting betreffen. De gedeelde postvakken laten het toe om eigen extra mappen in de postvak aan te maken en bieden meer flexibiliteit. De gedeelde postvakken worden door de beheerder aan personen gekoppeld. Gedeelde postvakken kunnen op twee manieren vanuit de online omgeving geopend worden, als zelfstandig scherm, dit is de meest eenvoudige manier, of als extra mappen onder je eigen mailaccount.

optie 1: Gedeelde Postvakken als zelfstandig postvak openen

De gedeelde postvak kan geopend worden als extra scherm, zodat deze er exact hetzelfde uitziet als je eigen mailaccount. Verzonden berichten verschijnen dan ook in de 'verzonden items' map van dit adres, in plaats van als verzonden item onder je eigen verzonden items map.

De stappen om een gedeeld postvak te openen als zelfstandig scherm in de online omgeving zijn als volgt:

1. Klik in de outlook online omgeving rechtsboven op het ronde icoon met je voorletter
2. Het menu "Mijn account" opent, klik op "Ander postvak openen"
3. Typ het e-mail adres in van het gedeelde postvak en klik op "openen"
4. Het postvak verschijnt opent nu en kan gebruikt worden op dezelfde wijze als je eigen postvak

Optie 2: Gedeelde Postvakken integreren in je account

Het toevoegen van een gedeeld postvak aan je eigen mappen binnen je account dien je handmatig te doen en gaat anders in zijn werk als bij de groepen (eerder bovenstaand). 

De stappen om een gedeeld postvak toe te voegen aan je outlook online omgeving zijn als volgt:

1. Klik in de outlook online omgeving rechtsboven op “Het nieuwe Outlook” en zorg dat deze ingeschakeld staat
2. Klik met de rechter muisknop op ”>Mappen” in het menu links
3. Klik op “gedeelde map toevoegen”
4. Voer het adres in van het gedeelde postvak [postvak]@40mijl.nl
5. Klik op “toevoegen”

Het postvak verschijnt nu in de lijst met mappen in het linker menu.

Wanneer e-mails die binnen gekomen zijn via het gedeelde postvak worden beantwoord, dan verschijnt automatisch het postvak e-mailadres als afzender. Om een nieuw bericht te verzenden namens het gedeelde postvak volg je dezelfde stappen als bij groeps-mailadressen (eerste stappenplan bovenstaand).

Let op dat verzonden items namens een gedeeld postvak op deze wijze terecht komen in de map "verzonden items" binnen je eigen account. Gebruik optie 1 om te zorgen dat mails ook terecht komen in de verzonden items map van het gedeelde postvak. Berichten kunnen geschoven worden van de ene naar de andere map indien gewenst.

Outlook en andere e-mail clients

Om de e-mail accounts te gebruiken in je offline versie van Outlook of een ander e-mail programma (bijvoorbeeld op telefoon, tablet of PC) dan kies je in het betreffende programma voor “Account toevoegen” of een vergelijkbare term. Er wordt bij de meeste programma’s een keuze voor het type account weergegeven. Kies hier voor Exchange 365 of Office 365. Je kunt daarna inloggen met je e-mail adres en password.

De gedeelde postvakken horen in de offline versie van Outlook automatisch toegevoegd te worden.

Meer informatie over gedeelde postvakken is te vinden op: https://support.office.com/nl-nl/article/een-gedeeld-postvak-openen-en-gebruiken-in-outlook-d94a8e9e-21f1-4240-808b-de9c9c088afd?WT.mc_id=365AdminCSH&ui=nl-NL&rs=nl-NL&ad=NL